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Die größten Fehler auf der Suche nach dem optimalen Geschäftsprozess – und wie Sie sie vermeiden.

Process Mining hat riesiges Potenzial: Denn es macht sichtbar, was tatsächlich in einem Betrieb abläuft. Damit Sie aus der IT-gestützten Bestandsaufnahme wirksame Verbesserungsschritte ableiten, müssen Sie einiges beachten. Der Softwarehersteller proALPHA verrät, worauf es bei der Software-basierten Prozessoptimierung ankommt. 

Machen Sie Daten verfügbar und ­vergleichbar!
Wer mit dem Process Mining beginnt, muss zunächst sicherstellen, dass Log-Dateien zugänglich sind und einwandfrei ausgegeben werden. Hinzu kommt: Datenangaben in unterschiedlichen Einheiten, z. B. Celsius und Fahrenheit, machen eine direkte Verarbeitung fehleranfällig. Vor einer Auswertung steht meist eine Harmonisierung der Daten an. 

Sorgen Sie für einen durchgehend­ ­digitalen Prozess!
Process Mining deckt mögliche Schwachstellen und Engpässe auf, doch dafür brauchen Sie durchgängige Daten. Die zu analysierenden Prozesse dürfen daher keine manuellen Arbeitsschritte enthalten. Außerdem sollten Sie Ihre Prozesse möglichst ganzheitlich angehen. Denn: Beschleunigung an einer Stelle kann andernorts zu einem Rückstau führen – mit dem Risiko, dass der Gesamtprozess sogar langsamer wird. 

Stellen Sie die Qualität der ­Auswertungen sicher!
Wer nur einen Teil der Daten betrachtet, läuft Gefahr, falsche Rückschlüsse zu ziehen. Untersuchen Sie etwa für Bestellprozesse im E-Commerce nur das Verhalten jüngerer User, sieht das Ergebnis eventuell ganz anders aus als bei über 65-Jährigen. Um richtige Entscheidungen zu treffen, ist die Auswahl und die Menge der zu analysierenden Daten daher entscheidend. 

Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein! 
Die Ergebnisse aus dem Process Mining können auch die Leistung einzelner Mitarbeiter sichtbar machen. Ist das nicht gewünscht, können Sie Daten pseudonymisieren. Technische Metriken allein sagen kaum etwas über die echte Performance aus. Die zentrale Frage des Process Mining lautet daher nicht „Wer macht Fehler?“, sondern „Warum macht jemand Fehler?“. Das wissen Ihre Mitarbeiter:innen in der Regel am besten.

Vermeiden Sie Perfektionismus!
Ebenfalls sollten Sie bedenken, dass ein Prozess niemals perfekt sein wird. Mit einer gesunden Portion Pragmatismus erfüllen Sie bereits die wesentlichen Voraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf. Wer versucht, auch die kleinste Ausnahme abzubilden, verschwendet viel Geld und Zeit ohne wesentlichen Mehrwert. 

Setzen Sie auf Kontinuität!
Unternehmensumfeld und Kundenanforderungen sind heute dynamischer denn je. Es lohnt sich, einen Ablauf in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und nachzujustieren. Ein einmaliges Process Mining ist daher nur der erste Schritt auf Ihrem Weg zu einer langfristigen Effizienzsteigerung.
Process Mining hilft Ihnen, verborgenes Prozesswissen greifbar zu machen. So lassen sich nicht nur bekannte Abläufe überprüfen und verbessern. Richtig aufgesetzt, bringen Sie auch unbekannte Prozesse ans Licht. Ein wesentlicher Schritt, um Ihre Effizienz nachhaltig zu steigern. (red/PR)

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