Mit den 360-Grad-Lösungen von REISSWOLF Österreich, der als ELO Business-Partner die besten Voraussetzungen für ein sicheres Datenmanagement anbietet, sind Unternehmen bestens beraten. © shutterstock/Andrey_Popov

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen führt zu einer enormen Effizienzsteigerung.

Tagtäglich laufen in den Unternehmen unseres Landes Prozesse ab, viel zu viele davon noch auf analogem Wege, oftmals aus der Historie gewachsen. Zu groß scheinen die Hürden einer Umstellung. Doch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen führt zu einer enormen Effizienzsteigerung.

Entscheidend dafür ist, neben einer strukturierten Vorgehensweise und einem klaren Ziel, ein verlässlicher Partner, der bei der Umsetzung unterstützen kann. Mit den 360-Grad-Lösungen von REISSWOLF Österreich, der als ELO Business-Partner die besten Voraussetzungen für ein sicheres Datenmanagement anbietet, sind Unternehmen bestens beraten. Erfahrene MitarbeiterInnen zeigen Ihnen den Weg zu einem effizienten und sicheren Datenmanagement.

Das Fundament für effizientes Datenmanagement legen
Gerade wiederkehrende Prozesse oder zeitintensive Routinetätigkeiten können automatisiert und Fehlerquellen dadurch zu einem großen Teil vermieden werden. Bei der Dokumentenverwaltung mit unterschiedlichen Verantwortlichen bzw. mehreren Standorten kann eine digitalisierte Verwaltung enorm Zeit sparen, denn es kann zeit- und ortsunabhängig auf die Dokumente zugegriffen werden. In Handwerksbetrieben beispielsweise können das z. B. klassische Arbeitsaufträge sein. Damit von der Auftragsannahme, den zu beauftragenden Handwerkern bis hin zur Verrechnung alles reibungslos funktioniert, muss jeder Beteiligte mit entsprechendem digitalem Zugriff und Berechtigungen für die Dokumente ausgestattet sein. In diesen Prozessen Klarheit zu schaffen, ist der erste Schritt in Richtung einer volldigitalisierten Arbeitsweise.

„Alle Businessprozesse werden digitaler, schneller und müssen zugleich auch einfacher werden“, so Thomas Rodrigo Beranek, M. Sc., Geschäftsführer von REISSWOLF Österreich. Damit dies aber in Unternehmen einfach umgesetzt werden kann, bedarf es einer professionellen Planung. Genau das bieten unsere erfahrenen MitarbeiterInnen.

Analoge Dokumente einfach digitalisieren
Damit der Digitalisierungsprozess optimal umgesetzt werden kann, ist es zudem notwendig, die bestehenden analogen Dokumente zu digitalisieren. Egal ob Verträge, Pläne, Belege oder Vereinbarungen: Um Geschäftsunterlagen für alle Beteiligten zeit- und ortsunabhängig zugänglich zu machen, müssen sie gescannt, digital abgelegt, gefunden und bearbeitet werden können.

Dass wichtige Dokumente nicht nur in Papierform existieren, sorgt standortunabhängig für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Es bringt aber auch für den regulären Büroalltag eine ganze Reihe entscheidender Vorteile mit sich. Denn die Arbeitszeit, die man für das Durchsuchen von Archiven und Aktenordnern aufwenden musste, kann eingespart werden. Vor allem diese massiv reduzierten Suchzeiten sorgen für einen großen Mehrwert in den Unternehmen. Die automatische Texterkennung erleichtert sowohl die Suche als auch die Sortierung enorm und spart abermals jede Menge Zeit. Doch nicht nur der Zeitfaktor ist relevant. Steigende Mieten machen Lagerplatz zunehmend kostbar. Unternehmen, die ihre Dokumente scannen und archivieren, brauchen weniger Platz und können sich zudem darauf verlassen, dass sämtliche Geschäftsunterlagen vor möglichen schädlichen Einflüssen wie Feuchtigkeit, Feuer und Co. sicher sind.

REISSWOLF übernimmt den Scanservice für Sie
Ob einzelne Unterlagen, Inhalte von ganzen Ordnern oder sogar Bücher: Wenn Sie Ihre Dokumente scannen lassen möchten, übernimmt REISSWOLF für Sie den gesamten Ablauf. Ihre Dokumente werden vor Ort übernommen und in verschlossenen Fahrzeugen sicher an einen REISSWOLF-Standort transportiert. Die Unterlagen müssen dafür von Ihnen nicht einmal gesondert vorbereitet werden. Denn egal ob Klammern, Folien oder Heftsysteme: REISSWOLF bereitet die Dokumente entsprechend für das Scanning in speziellen Hochleistungsscannern vor, ganz nach Ihren Vorgaben und Bedürfnissen. Auf Wunsch können beim Scanning der Dokumente neben der herkömmlichen OCR-Erkennung auch weitere Metadaten aus den Dokumenten ausgelesen werden und beispielsweise in Form eines XML-Files mit den Digitalisaten zurück an den Kunden geliefert werden. Somit können die Digitalisate unkompliziert in die verschiedensten Softwareanwendungen zur weiteren Bearbeitung oder auch nur zur rechts- und revisionssicheren Archivierung eingespielt werden

Enorme Arbeitserleichterung mit optimalen Softwarelösungen
Durch die Zusammenarbeit mit ELO Digital Office AT ist REISSWOLF Österreich in der Lage, eine optimale Gesamtlösung für jedes Unternehmen anzubieten. „Die Menschen erleben eine unglaubliche Arbeitserleichterung, allein schon deshalb, weil MitarbeiterInnen jetzt von überall auf Daten zugreifen können“, betont Beranek.

Durch die Verwendung der ELO Software ersparen sich Unternehmen aufwendige manuelle Bearbeitungsvorgänge und lange Suchzeiten. Zudem glänzt ELO mit einer hervorragenden Usability, was zum einen die Einführung der Software vereinfacht und zum anderen die spätere Akzeptanz bei MitarbeiterInnen steigert.

Umfassend und sicher
Die ELO Business Solutions sind standardisierte Lösungen für unterschiedliche Unternehmensbereiche. Sie lassen sich out of the box einsetzen, können aber auch jederzeit an individuelle Anforderungen angepasst werden. Das Portfolio umfasst neben einem Rechnungsmanagement und einem Vertragsmanagement auch beispielsweise ein Personalmanagement und noch vieles mehr.

Eine der aktuell am häufigsten nachgefragten Lösungen ist das Rechnungsmanagement. Vorbei sind die Zeiten, als Rechnungen per Hand abgestempelt werden mussten, per Postmappe zur Freigabe weitergeleitet wurden und erst dann die Überweisungsanweisung per Hand getätigt wurde. Die Rechnungen kommen per Mail an ein zentrales Invoice-Postfach, werden automatisiert von ELO abgegriffen, automatisch werden alle relevanten Daten ausgelesen, und im Hintergrund startet bereits ein Freigabeworkflow an dessen Ende beispielsweise auch eine Überleitung in ein ERP-System stehen kann, natürlich nur bei entsprechender Verbindung der Systeme.

„Nicht nur die Buchhaltung spart mit ELO Invoice durch den verkürzten Arbeitsprozess eine Menge Zeit, auch für die einzelnen Abteilungen bedeutet die Lösung eine enorme Arbeitserleichterung“, erläutert Julian Schmedler, Leitung Business Solutions bei REISSWOLF. Denn mit Elo Invoice lassen sich Rechnungen schneller verarbeiten, effizienter verwalten, einfacher pflegen und mühelos mit dem Rechnungsmanagement-Cockpit überwachen. Herr Julian Schmedler berät Sie gerne persönlich. (Direkt kontaktieren unter +43 699 168 200 17 bzw. julian.schmedler@reisswolf.at)

NEU: Analoge Post digitalisieren
Vieles im Unternehmen lässt sich intern effizient digitalisieren. Doch viele Unterlagen werden in Unternehmen immer noch per Briefpost zugesandt. Damit auch dieser Prozess effizient und digital von den MitarbeiterInnen bearbeitet werden kann, bietet REISSWOLF Österreich als neuen Service den Digitalen Posteingang an. Dabei wird die Briefpost zu REISSWOLF Österreich umgeleitet, unter strengsten Datenschutzbestimmungen digitalisiert und anschließend tagesaktuell online über einen sicheren SFTP-Server zum Download bereitgestellt – und zwar genau auf die einzelnen Bedürfnisse abgestimmt. Damit haben alle MitarbeiterInnen auf die komplette Unternehmenspost zeit- und standortunabhängig tagesaktuell Zugriff. Auch eine Zurverfügungstellung in ELO ist natürlich möglich.

Die Digitalisierung in Angriff nehmen – mit REISSWOLF!
Sie möchten die Digitalisierung Ihrer Geschäftsunterlagen angehen? Dann starten Sie jetzt! Schließlich ist dies kein Luxus, sondern eine zentrale Voraussetzung für ein effizientes, ganzheitliches Dokumentenmanagement – und dieses wird in Zukunft noch wichtiger werden. Glücklicherweise funktioniert der Prozess mit REISSWOLF professionell, günstig und einfach wie nie zuvor. Das Beste daran? Sie müssen nur noch einen Schritt gehen, um den Prozess ins Rollen zu bringen. Vereinbaren Sie jetzt einfach einen unverbindlichen, kostenlosen Beratungstermin. (PR)