Die Digitalisierung bietet moderne Systeme, die in verschiedenen Branchen ihren Einsatz finden können. Der Vorteil dieser Systeme liegt darin, dass Berechnungen, aber auch Belege und Dokumentationen automatisch erfasst werden. © drobotdean/Freepik.com
Die Kassenführung ist ein sehr wichtiger Aspekt im Handel, in der Gastronomie und in verschiedenen Dienstleistungsbereichen. Werden Waren verkauft oder Dienstleistungen erbracht, die mit einer Zahlung in Zusammenhang stehen, ist diese Zahlung abzurechnen und zu dokumentieren. Diese Dokumentation steht auf der einen Seite im Interesse des Unternehmers. Er muss wissen, wie viel Umsatz er mit seinen Waren und den Dienstleistungen eingebracht hat. Dieser Umsatz ist für die Ermittlung der Liquidität ein sehr wichtiger Aspekt. Auf der anderen Seite möchte auch das Finanzamt wissen, welche Umsätze geflossen sind. Somit ist es notwendig, die Belege zu sammeln, zu sortieren und in einer geordneten Form an das Finanzamt zu vermitteln.
Regeln für die Kassenführung
Für die Kassenführung gibt es Regeln, die vom Gesetzgeber vorgeschrieben sind und an die sich alle Händler halten müssen. Diese Regel beziehen sich unter anderem auf die Dokumentationspflicht von Buchungen. Bereits im Jahre 2016 wurde eine Einzelaufzeichnungspflicht für alle Buchungen vorgeschrieben. Dies betraf vor allem Händler und Dienstleister, die offene Systeme ohne die Vorlage eines Bons nutzen. Hier handelte es sich vorwiegend um Imbisse, Bäcker und kleinere Anbieter von Streetfood. Mittlerweile sind die Vorgaben erweitert worden. Elektronische Aufzeichnungssysteme sind ebenso erlaubt wie offene Systeme. Bei der Nutzung elektronischer Systeme hat der Händler die Pflicht, dem Finanzamt mitzuteilen, wie viele Aufzeichnungssystem er in der Nutzung hat.
Was in Bezug auf die Steuern zu beachten ist
Für die steuerliche Berücksichtigung der Umsätze ist der Gewinn zu ermitteln. Dieser ergibt sich aus dem Umsatz und aus den Kosten für den Betrieb des Unternehmens. Die Kosten werden vom Umsatz abgezogen. Die Summe ist der Wert, der der steuerlichen Berechnung zugrunde liegt. Moderne Buchhaltungsprogramme können diese Berechnungen selbstständig vornehmen.
Die Vorteile smarter Kassensysteme
Die Digitalisierung bietet moderne Systeme, die in verschiedenen Branchen ihren Einsatz finden können. Der Vorteil dieser Systeme liegt darin, dass Berechnungen, aber auch Belege und Dokumentationen automatisch erfasst werden. Diese lassen sich dann digital in das jeweilige Buchungsprogramm übernehmen. Als ein gutes Beispiel wäre hier das Kassensystem von Ready2Order zu benennen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die umständliche Sortierung von Papierbelegen entfällt. Es fallen bei der Übertragung der einzelnen Posten in die Buchhaltung weniger Fehler an, da viele Posten mit einem Automatismus direkt in die Buchhaltung überschrieben werden. Abgesehen davon vereinfachen die Systeme die tägliche Arbeit. So ist es möglich, in einem Restaurant die Bestellungen direkt an die Küche zu übermitteln. Dies beschleunigt die Abläufe ist und ist für die Umwelt positiv: Das klassische Papier, auf dem ein Bon oder eine Bestellung an die Küche gedruckt wird, entfällt.
Abrechnung muss nach aktuellen Richtlinien erfolgen
Jeder Unternehmer ist verpflichtet, mittels einer Buchführung nachzuweisen, welche Einnahmen er an einem Geschäftstag, in einem Monat oder in einem Jahr verzeichnet hat. Dieser Nachweis dient zum einen der Bestimmung der eigenen Liquidität. Zum anderen werden die Dokumente vom Finanzamt angefordert. Hier dienen sie der Ermittlung des Gewinns, der die Grundlage für die Ermittlung der Einkommenssteuer bildet. Für den Unternehmer ist es wichtig zu wissen, dass es für die Dokumentation Richtlinien gibt, die von der Regierung erlassen werden. Diese können sich ändern. Die Abrechnung muss immer nach den neuesten Richtlinien erfolgen. Die Nutzung einer aktuellen Buchhaltungssoftware berücksichtigt die jeweils aktuellen Richtlinien. Sollten diese sich ändern, werden die Neuerung in einem Update eingespielt.
Moderne Kassensysteme können die steuerliche Berücksichtigung bei der Buchhaltung von Anfang an übernehmen. Durch die Nutzung eines solchen digitalen Systems vereinen sich verschiedene Vorteile: Die Umsätze werden automatisch in eine Buchhaltung übermittelt. Dies beugt Fehlern bei der Übertragung von Umsätzen vor und erleichtert den Arbeitsalltag in vielen Branchen spürbar. (red./PR)