Firmensitz der EAA © ENERGIEALLIANZ AUSTRIA
HATAHET bringt das Intranet der ENERGIEALLIANZ AUSTRIA in die Cloud und erweitert es zu einem digitalen Arbeitsplatz.
Die ENERGIEALLIANZ Austria GmbH (EAA) versorgt mit den regionalen Vertriebsgesellschaften aus Wien, Niederösterreich und dem Burgenland sowie dem führenden alternativen Energieanbieter „Switch“ und dem Ökostromlieferanten „NATURKRAFT“ rund 2,9 Millionen Kundenanlagen im In- und Ausland mit Strom und Erdgas. Der Fokus der vertrieblichen Betreuung von Geschäftskunden reicht von Klein- und Mittelbetrieben bis hin zu überregionalen Businesskunden und der Großindustrie. Als Marktführer mit Vertriebsniederlassungen in Österreich und Deutschland ist die EAA überall dort stark, wo neben der Strom- und Erdgaslieferung individuelle Betreuung und persönliche Beratung gefragt ist. Das Unternehmen hat zuletzt mit rund 140 MitarbeiterInnen einen Jahresumsatz von 2,1 Mrd. Euro erzielt.
Im Arbeitsalltag nutzt die EAA bereits seit vielen Jahren ein Intranet auf SharePoint-Basis. Zunächst war SharePoint 2007 in Gebrauch, später gab es ein Update auf SharePoint 2013. Anfang letzten Jahres migrierte EAA auf die Cloud-basierte Office-Software Microsoft 365. Und von da an war klar: Auch SharePoint sollte eine Anwendung in der Microsoft Cloud werden. Bei dieser Gelegenheit sollten auch die digitalen Arbeitsplätze an die Ansprüche eines modernen Unternehmens angepasst werden.
Für EAA war es naheliegend, für die Realisierung die HATAHET productivity solutions GmbH als Partner zu wählen: Es war bereits das dritte gemeinsame Projekt. „Wir schätzen die engagierte Art der Zusammenarbeit. Ein ‚geht nicht‘ gibt es bei HATAHET nicht“, lobt Claudia Bondi-Fischer, Projektleiterin bei EAA den Partner. Und fügt hinzu: „Einen gewissen Anstoß das Projekt in Angriff zu nehmen, gab auch ein Impulsvortrag von Nahed Hatahet, dem Geschäftsführer der HATAHET und Vorstand vom Verband Österreichischer Software Industrie (VÖSI) in unserem Haus. Sein Vortrag hat uns gezeigt, wie die Arbeitsplätze in einem erfolgreichen Unternehmen aussehen müssen und was wir dafür verändern können.“
Auf HATAHET-Seite hatte Markus Reisinger als Projektleiter alle Fäden in der Hand. Für ihn seinerseits war die EAA auch kein unbekanntes Unternehmen. Er war bereits bei den voran gegangenen Projekten beteiligt. Das hatte vor allem in der Schlussphase des Projektes im ersten Corona-Lockdown große Vorteile. „Dort wurden viele Besprechungen nur noch per Microsoft Teams durchgeführt. Und da ist es natürlich viel einfacher, wenn man sich kennt und schon einige Höhen und Tiefen eines Projektes gemeinsam durchschritten hat.“
Microsoft Teams mit zentraler Rolle
Zum Start des Projektes im Herbst letzten Jahres gab es zunächst eine Reihe von Workshops mit den TeamleiterInnen. „Dabei ging es vor allem auch darum, durch die Umstellung einen Mehrwert für die MitarbeiterInnen zu schaffen“, erinnert sich Reisinger. In den Workshops wurde schnell offensichtlich, dass Microsoft Teams eine zentrale Rolle beim neu zu schaffenden digitalen Arbeitsplatz spielen soll. Über MS Teams sollten die MitarbeiterInnen neue Möglichkeiten bekommen, sich mit Informationen zu versorgen. Zudem sollte die neue Oberfläche flexibel sein, damit die NutzerInnen sie ganz nach ihren Bedürfnissen einrichten können.
Im Ergebnis können die MitarbeiterInnen nun aus einem Konvolut an Applikationen wählen und diese selbsttätig in ihren digitalen Arbeitsplatz integrieren. Für viele dieser Anwendungen wurde der Zugang vereinfacht. So gibt es etwa jetzt auf der Intranet-Startseite einen Direkt-Link zur Zeiterfassung. Und natürlich werden alle Teams von Microsoft Teams angezeigt. Und das ohne, dass die MitarbeiterInnen in das Programm selbst einsteigen müssten. „Was wir geschaffen haben, ist ein digitaler Arbeitsplatz, der alle relevanten Informationen in einem Browser-Fenster zeigt“, fasst Reisinger das Projekt in einem Satz zusammen.
Bei der Migration in die MS Cloud mit Hilfe von ShareGate wurde auch darauf geachtet, dass nur die relevanten Daten in das Netz wandern. „Das war wirklich viel Arbeit, aber die EAA hat da großartige Vorarbeit geleistet. Das war gutes Teamwork“, lobt Reisinger.
Bessere Vernetzung
Der neue digitale Arbeitsplatz vernetzt die EAA-MitarbeiterInnen nun deutlich besser. So gibt es etwa einen Firmenkalender auf der Intranet-Startseite, der alle relevanten internen Termine anzeigt. Und die einzelnen Abteilungen haben die Option, sich und ihre Tätigkeiten im Unternehmensnetz zu präsentieren. Das gilt natürlich nicht nur für die MitarbeiterInnen in der Zentrale im Wiener TwinTower, sondern auch für diejenigen, die in den Vertriebsniederlassungen arbeiten, etwa in Linz und Essen.
Das Intranet hat zudem einen Hauch von Social-Media bekommen. So lassen sich Beiträge nun kommentieren und mit einem „gefällt mir“ versehen. Daneben versorgt das neue Intranet die MitarbeiterInnen mit einem Branchen-Newsfeed direkt von der APA. „Die Nachrichten werden dabei im Gegensatz zu früher automatisch zusammengestellt und eingepflegt“, weiß Reisinger zu berichten. „Das ist nicht nur eine Arbeitserleichterung, es ist auch deutlich schneller.“ Der neue digitale Arbeitsplatz hat auch die Art zu arbeiten ein Stück weit verändert. E-Mails haben als internes Kommunikationsmittel spürbar an Bedeutung verloren, die Zugriffszahlen auf den Newsfeed sind kräftig gewachsen.
Hohe Akzeptanz in der Belegschaft
„Die Akzeptanz des neuen digitalen Arbeitsplatzes ist erfreulich hoch“, bestätigt auch Claudia Bondi-Fischer. „Endlich können die Beschäftigten ihren Arbeitsplatz individuell anpassen und haben alle relevanten Applikationen und Dokumente an einem Platz. Das ist ein deutlicher Schritt in Richtung mehr Zufriedenheit und auch Effizienz“.
Wie hat sich Corona auf das Projekt ausgewirkt?
„Ich denke, Corona hat die Akzeptanz noch beschleunigt.“ Der Ausbruch der Pandemie brachte es mit sich, dass etwa 90 Prozent der MitarbeiterInnen im Home-Office ihre Arbeit erledigen mussten. Dabei zeigte sich, dass es dank Microsoft 365 und MS Teams eine exzellente Zusammenarbeit gab. „Unsere MitarbeiterInnen haben sehr schnell gemerkt, wie viele Vorteile im neuen digitalen Arbeitsplatz stecken.“
Das ist nicht die Regel: „Es ist stets eine große Herausforderung bei einem technologischen Wandel auch alle Abteilungen und MitarbeiterInnen mit ins Boot zu nehmen. Ich glaube aber, das ist allen Beteiligten bei diesem Projekt sehr gut gelungen“, sagt Reisinger.
Optimale Zuammenarbeit
Am Ende des Projektes zeigen sich alle Beteiligten vor allem von der Art der Durchführung des Projektes sehr angetan. „Ich kann die ruhige und besonnene Zusammenarbeit mit HATAHET nur loben“, zieht Bondi-Fischer ein positives Fazit. Ein Kompliment das Reisinger gerne zurückgibt. „Wir haben das Projekt in wirklich sehr freundlicher Atmosphäre durchgeführt. Besser geht es nicht.“
Und auch Nahed Hatahet freut sich über das gelungene Projekt: „Die EAA hat sehr gut verstanden, dass es in der Digitalisierung zum Arbeitsplatz der Zukunft nicht nur darum geht, moderne neue Werkzeuge einzuführen. Es geht vielmehr darum eine neue digitale Arbeitskultur zu ermöglichen und diese strategisch zu begleiten.“ (PR)
www.hatahet.eu
Das Projekt im Überblick
Unternehmensgröße: ca. 140 MitarbeiterInnen
Branche: Energiehandel und -vertrieb
Verwendete Technologien:
• Microsoft Teams
• SharePoint Online
• Power Automate
• Sharegate
• Microsoft Azure
Herausforderung: Nach der Umstellung auf Microsoft 365 wollte EAA auch das Intranet, das zu diesem Zeitpunkt auf SharePoint 2013 basierte, in die MS Cloud migrieren. Gleichzeitig sollte das Intranet zu einem digitalen Arbeitsplatz erweitert und so umstrukturiert werden, dass ein Mehrwert für die MitarbeiterInnen entsteht.
Lösung: Die Daten wurden mit Hilfe der Software ShareGate in die Cloud transferiert. Gleichzeitig wurde Microsoft Teams in den digitalen Arbeitsplatz integriert. Die MitarbeiterInnen können die vielfältigen Applikationen und Tools der EAA nach deren Funktionen durchsuchen und die favorisierten Anwendungen in ihren digitalen Arbeitsplatz integrieren.
Vorteile:
• Eine stark verbesserte Zusammenarbeit der MitarbeiterInnen durch den Einsatz von Microsoft Teams und Microsoft 365.
• Der zentrale Zugriff auf alle Unternehmensdaten, Dokumente und Applikationen.
• Die erhöhte Zufriedenheit der MitarbeiterInnen durch den hohen Self-Service-Anteil.
• Eine verbesserte Vernetzung durch Social-Media-Komponenten.
• Viel schnellere Informationen für MitarbeiterInnen durch den automatisierten APA-Newsfeed.