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Wie ESSECCA und Wowflow durch ihr neuartiges Lösungskonzept das Märchen vom digitalen Schlüssel für Immobilienverwaltungen wahr werden lassen.
Die Geschichte von „Tausendundeinem Schlüssel“ nahm am 15.4.2021 in einem Zoom-Meeting ihren Lauf. Michael Reiner, Leiter Business Development bei ESSECCA, war eingeladen worden, als Diskussionsteilnehmer an einer virtuellen Podiumsdiskussion von Drazen Ivanis – Geschäftsführer von Wowflow, dem Anbieter der gleichnamigen Facility-Management-Software – teilzunehmen. Die Onlineveranstaltung stand unter dem Motto „Schlüsselverwaltung – absichtlich vergessen oder einfach übersehen?“. Unter den Speakern und Teilnehmenden waren Vertreterinnen und Vertreter namhafter, großer österreichischer Immobilienunternehmen.
Schnell wurde klar: Immobilienverwaltungen haben oft Zehntausende Schlüssel zu verwalten. Die Antwort auf die Frage „Wo ist der Schlüssel gerade?“ konnte oft nicht oder nur mit erheblichem Aufwand beantwortet werden. Der Wunsch nach einem Haus ganz ohne Schlüssel war groß. Dieses Ziel erschien den meisten Mitdiskutanten als unerreichbarer, märchenhafter Zustand. Den Weg zum digital administrierten Hausverwaltungs- und Maklerbetrieb konnte sich – ob der vermeintlich exorbitanten Umstellungsaufwendungen – niemand realistisch vorstellen.
Das Fazit der Podiumsdiskussion: Ein ganzheitliches Konzept muss her.
Enorme Kosteneinsparungen durch Digitalisierung im Schlüsselmanagement
ESSECCA und Wowflow erkannten das Momentum und nahmen den Auftrag, ein ganzheitliches Konzept zu erstellen, an. In zahlreichen Workshops mit den österreichischen Big Playern der Immobilien- und Hausverwaltungsbranche wurden Probleme, Bedürfnisse und Fakten erhoben. „Unsere Prozessanalysen ergaben, dass die Schlüsselverwaltung große Immobilienunternehmen oft mehrere Hunderttausend Euro pro Jahr an Personalaufwand kostet. Personal, das in anderen Bereichen weitaus mehr zur Wertschöpfung beitragen könnte,“ berichtet ESSECCA-Business-Development-Leiter und Prokurist Michael Reiner.
Die entwickelte Lösung, die bereits auf großes Interesse stößt und bei namhaften Immobilienverwaltungen implementiert wird, ermöglicht eine schrittweise Umstellung auf die digitale Zutrittsverwaltung und -steuerung.
Die erste Phase: Digitalisierung mechanischer Schlüssel
Durch umfangreiche Hard- und Software-Integration haben ESSECCA und Wowflow eine Sicherheits- und Facility-Management-Lösung geschaffen, die es ermöglicht, alle Prozesse rund um die Verwaltung von mechanischen Schlüsseln zu digitalisieren.
Ausgabe und Retournierung der Schlüssel erfolgen lückenlos digital, alle Prozesse können über die Wowflow-Web- und Smartphone-App abgewickelt werden. So können mechanische Schlüssel an mehreren Standorten – auch international verteilt – komfortabel und flexibel verwaltet werden. Durch die Integration in das elektronische Zutrittssystem von SALTO Systems und die Abbildung aller mechanischer Schlüssel in der SALTO-Verwaltungssoftware, können auch elektronische Zutrittspunkte in das System eingebunden werden. Durch die Integration von SALTO JustIn Mobile in die Wowflow-Software kann das Smartphone darüber hinaus als elektronisches Zutrittsmedium eingesetzt werden.
Für die Aufbewahrung der Schlüssel kommen deister-Schlüsselschränke zum Einsatz, die über elektronische Terminals bedient werden. Die Öffnung erfolgt über die Smartphone-App.
Die Softwareintegration macht es möglich, dass sowohl Zutrittsmanagement als auch die Prozesse der Schlüsselverwaltung bedienerfreundlich über eine einzige App – das Wowflow-Frontend – gesteuert werden.
„Wir haben mit der Unterstützung von Wowflow vier Softwarelösungen – SALTO Space, SALTO JustIn Mobile, deister Schlüsselmanagement und Wowflow Facility Management – in einer App-Oberfläche verbunden. Dadurch wird es möglich, dass zum Beispiel ein Makler über die App einen Schlüssel reserviert, informiert wird, in welchem Schlüsselschrank dieser abzuholen ist, und eine temporäre elektronische Zutrittsberechtigung für das Gebäude bekommt, in dem sich der Schlüssel befindet“ gibt sich ESSECCA CEO Wilfried Hirmann über die Leistung seines Teams und die Kooperation mit Wowflow begeistert.
Jeder Schlüssel wird mit einem deister-Key-Tag und einem QR-Code-Anhänger versehen, der zur eindeutigen Identifikation des Schlüssels in der Wowflow-Software dient. Der Scan des QR-Codes mittels App löst automatisiert weitere Prozesse aus, wie etwa die Öffnung eines Übergabeprotokolls, das in der App unterschrieben werden kann. Über einen integrierten Webserver kann auch Externen die Nutzung der Schlüsselverwaltungsfunktionen ermöglicht werden.
Das Ziel: Schrittweise Ablöse mechanischer Schlüssel
Durch die SALTO-Integration können Immobilienverwaltungen schrittweise ihre Liegenschaften auf eine elektronische Zutrittssteuerung umstellen und beide Systeme auch im Hybridmodus komfortabel über dieselbe Software verwalten. Die Kunden erarbeiten gemeinsam mit den Experten von ESSECCA eine Digitalisierungs-Roadmap, in der definiert wird, bei welchen Objekten die Umstellung auf eine digitale Zutrittsverwaltung sinnvoll ist.
„Aus dem Wowflow-Reporting können wir einen guten Überblick bekommen, in welchen verwalteten Objekten die meisten Schlüsselentlehnungen stattfinden. In diesen Gebäuden macht eine Umstellung auf elektronischen Zutritt am meisten Sinn, weil dadurch die Verwaltung noch einfacher wird. Das Thema Schlüsselverwaltung fällt dann komplett weg“, erklärt Othmar Strasser aus dem ESSECCA-Business-Development-Team. (red./PR)
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