Jonas Suijkerbuijk (li.), CEO von Billogram, und Sebastian Ludwig (re.), CEO DACH von coeo © Billogram/coeo
Der Umgang mit offenen Rechnungen ist einer der sensibelsten Berührungspunkte zwischen Unternehmen und ihren Kunden.
Jede sechste Rechnung in Österreich wird verspätet bezahlt. Gleichzeitig steigen die Lebenshaltungskosten der privaten Haushalte sowie die wirtschaftliche Unsicherheit. Dadurch wird der Umgang mit offenen Rechnungen zu einem der sensibelsten Berührungspunkte zwischen Unternehmen und ihren Kunden. Lange Zeit wurde Inkasso ausschließlich als Forderungseinzug verstanden. Heute entscheidet der Prozess jedoch zunehmend auch über die Kundenbindung. Um dieser Herausforderung zu begegnen, haben Billogram und der Forderungsmanagement-Spezialist coeo eine strategische Partnerschaft geschlossen. Gemeinsam verfolgen die beiden FinTech-Unternehmen das Ziel, Rechnungs- und Inkassoprozesse stärker aus der Perspektive der Verbraucher zu gestalten. Jonas Suijkerbuijk, CEO von Billogram, sowie Sebastian Ludwig, CEO DACH von coeo, erläutern, warum die Kundenbindung im Forderungsmanagement künftig ebenso wichtig werden könnte wie die klassische Einbringungsquote.
Verspätete Zahlungen entwickeln sich zunehmend zu einer wirtschaftlichen Herausforderung für Unternehmen. Nur noch 47 Prozent der österreichischen Unternehmen bewerten ihre eigene Geschäftslage als sehr gut oder gut. Dadurch entsteht für Unternehmen ein neues Spannungsfeld: Einerseits müssen sie ihre Liquidität sichern und offene Forderungen konsequent managen, andererseits steigen die Kosten für die Neukundengewinnung, während bestehende Vertragsbeziehungen wirtschaftlich an Bedeutung gewinnen. Gerät ein Kunde mit seinen Zahlungen in Verzug, steht daher nicht nur eine einzelne offene Rechnung auf dem Spiel, sondern potenziell auch zukünftiger Umsatz und eine langfristige Kundenbeziehung. "Die meisten Unternehmen haben einen klaren Plan dafür, wie sie einen Kunden gewinnen. Nur die wenigsten haben einen Plan dafür, was passiert, wenn dieser Kunde eine Zahlung versäumt", beobachtet Jonas Suijkerbuijk, CEO von Billogram. Sebastian Ludwig, CEO DACH von coeo, ergänzt: "Die entscheidende Frage lautet daher nicht, ob sich Unternehmen mit Zahlungsschwierigkeiten auseinandersetzen müssen, sondern wie. Ein transparenter und unterstützender Umgang kann dazu beitragen, Vertrauen zu erhalten, anstatt Kundenbeziehungen zu gefährden." Mit ihrer neuen strategischen Partnerschaft wollen die beiden FinTechs erstmals einen nahtlosen Prozess schaffen, der digitale Rechnungsstellung, Zahlungserinnerungen und Inkassoverfahren miteinander verbindet. Die Zusammenarbeit ist zugleich Teil der umfassenderen europäischen Wachstumsstrategie beider Unternehmen und wird zunächst in Deutschland, Österreich, Belgien, den Niederlanden sowie Schweden und Norwegen ausgerollt. Durch die Kombination der Rechnungsplattform von Billogram mit der Expertise von coeo im Forderungsmanagement wollen die Partner ein konsistenteres Kundenerlebnis über verschiedene europäische Märkte hinweg schaffen.
Die wichtigste KPI verändert sich
Traditionell wurde der Erfolg im Forderungsmanagement vor allem daran gemessen, wie viele offene Forderungen erfolgreich beigetrieben werden konnten. Billogram und der Forderungsmanagement-Spezialist coeo sind jedoch der Auffassung, dass der alleinige Fokus auf die Einbringungsquote zunehmend nicht mehr ausreicht. Denn der Umgang mit offenen Rechnungen kann sich unmittelbar auf die Beziehung zu Bestandskunden auswirken. "Eine von Billogram beauftragte Verbraucherbefragung zeigt, dass jeder fünfte Verbraucher nach dem Erhalt einer Zahlungserinnerung einen Vertrag gekündigt hat. Viele Unternehmen unterschätzen, wie prägend dieser Moment für die Kundenbeziehung ist", berichtet Suijkerbuijk. Gleichzeitig ist nicht jede verspätete Zahlung Ausdruck mangelnder Zahlungsbereitschaft. Während manche Verbraucher eine Rechnung schlicht übersehen, geraten andere vorübergehend in finanzielle Schwierigkeiten und benötigen mehr Zeit oder flexible Zahlungsmöglichkeiten wie Ratenzahlungen.
"Eine offene Forderung ist nicht automatisch das größte Risiko für ein Unternehmen. Oft ist der Verlust eines langjährigen Kunden deutlich teurer", erklärt Ludwig.
Wenn Rechnungsstellung und Inkasso getrennte Welten sind
In Österreich waren 2025 die Hälfte der Unternehmen von Forderungsverlusten betroffen. Sie stehen damit vor der Herausforderung, ihre Liquidität zu sichern und gleichzeitig eine funktionierende Kundenbeziehung aufrechtzuerhalten. Dennoch setzen viele Unternehmen für Rechnungsstellung, Mahnwesen und Inkasso nach wie vor unterschiedliche Systeme und Dienstleister ein. Verbraucher sehen sich dadurch häufig mit wechselnden Ansprechpartnern und unterschiedlichen Kommunikationskanälen konfrontiert. Gerade in finanziell belastenden Situationen kann dies die Klärung offener Rechnungen zusätzlich erschweren. Billogram digitalisiert wiederkehrende Rechnungs- und Zahlungsprozesse und unterstützt Unternehmen dabei, durch transparente Kommunikation und digitale Zahlungsmöglichkeiten präventiv tätig zu werden, bevor es zu einem Zahlungsausfall kommt. coeo bringt seine Expertise im Forderungsmanagement und Inkasso ein. "Kunden unterscheiden selten zwischen Rechnung, Mahnung und Inkasso. Sie machen den Dienstleister vielmehr für das gesamte Erlebnis verantwortlich", erklärt Suijkerbuijk. Ludwig ergänzt: "Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass Kunden auch in schwierigen Zahlungssituationen klare Informationen und einfache Möglichkeiten erhalten, ihre offenen Beträge zu begleichen."
Forderungsmanagement wird zur strategischen Managementaufgabe
Das gemeinsame Modell von Billogram und coeo soll einen Bereich grundlegend weiterentwickeln, der lange Zeit vor allem unter Effizienzgesichtspunkten betrachtet wurde: das Forderungsmanagement. Künftig könnte neben der klassischen Einbringungsquote zunehmend auch die Frage an Bedeutung gewinnen, wie viele Kunden nach einer Zahlungsstörung erhalten bleiben. "Erfolgreiches Forderungsmanagement wird künftig nicht mehr ausschließlich daran gemessen, wie viel Geld beigetrieben wird. Die entscheidende Frage lautet auch: Wie viele Kunden bleiben nach einer Zahlungsstörung erhalten? Unternehmen, die sowohl die Einbringungsquote als auch das Kundenerlebnis im Blick behalten, werden langfristig erfolgreicher sein", betont Ludwig. (red.)
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