Gerd Marlovits, Geschäftsführer von EDITEL Austria © Editel/Nadja Nemetz

Dank EU wurden in den 28 Mitgliedsstaaten zwar unzählige Regelungen vereinheitlicht, dennoch gilt es bei Geschäftsbeziehungen mit den Behörden in den einzelnen Ländern ...

... regionale Eigenheiten zu beachten. ­Besonders bei Rechnungen gelten strenge Vorgaben.

Beim Thema Rechnungslegung in Deutschland und Kroatien beispielsweise ist besondere Sorgfalt geboten, oder auch in Ungarn, wo Rechnungen sogar zu allen Geschäftsfällen an die Behörden gemeldet werden müssen, sofern bestimmte Summen überschritten werden. „Wer die Vorgaben in puncto E-Rechnung an die Behörde nicht einhält, dem kann es passieren, dass die Faktura ganz einfach nicht beglichen wird“, warnt Gerd Marlovits, Geschäftsführer von EDITEL Austria. Der Wiener IT-Dienstleister ist in Österreich und CEE führend beim elektronischen Datenaustausch von Geschäftsdokumenten und durch mehrere Tochterunternehmen in Zentral- und Osteuropa sehr eng mit der Region vernetzt.

Bereits Usus, bald sogar Pflicht
Seit 27. November 2018 sind Bundesbehörden und Verfassungsorgane in Deutschland dazu verpflichtet, E-Rechnungen von ihren Lieferanten und Dienstleistern anzunehmen. Bis spätestens 27. November 2019 müssen auch alle übrigen Bundesstellen bzw. bis 18. April 2020 auch Länder und Kommunen dazu in der Lage sein. Für die öffentlichen Auftragnehmer (Lieferanten bzw. Rechnungssteller) selbst ist der 27. November 2020 die wichtigste Deadline, denn bis dahin können sie ihre Rechnungen freiwillig elek­tronisch einreichen, danach ist es eine Pflicht. Dies betrifft deutsche Unternehmen genauso wie österreichische, sofern sie mit deutschen Behörden in Geschäftsbeziehung stehen. Ausnahmen gibt es beispielsweise nur für Direktgeschäfte, wenn sie den Wert von 1.000 Euro (exkl. USt.) nicht übersteigen.
Rechtlich zulässig sind nur zwei E-Rechnungs-Standards: das XRechnungs-Format, das zur Gänze aus strukturierten Daten besteht, und das hybride ZuGFeRD 2.0., das in der Praxis eine untergeordnete Rolle spielt. „Eine reine PDF-Rechnung, die keine strukturierten Daten enthält, oder eine eingescannte Papierrechnung werden nach dem Stichtag 27. November 2020 nicht mehr akzeptiert“, gibt Marlovits zu bedenken. Die Einbindung von strukturierten Daten sei deshalb so wichtig, damit die Dokumente von den Behörden automatisiert weiterverarbeitet werden können. Die Herausforderung für die Lieferanten bestehe darin, zuerst Rechnungen mittels ERP-System zu erstellen, diese anschließend in das Format XRechnung zu konvertieren und dann an die Behörden zu transferieren. Der Übertragungskanal sei abhängig von der jeweiligen Behörde. Bei öffentlichen Auftraggebern des Bundes könne ein Webservice, die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE), genutzt werden. Der bequemste, schnellste und sicherste Weg – insbesondere bei hohen Transaktionsvolumina – sei aber die vollautomatische Übermittlung per PEPPOL-Netzwerk, das alle Behörden in Deutschland unterstützen werden. „EDITEL bietet ihren Kunden den Zugang zu den deutschen Behörden über PEPPOL und übernimmt auf Wunsch die Prüfung der Rechnung, die Konvertierung in XRechnung sowie ­deren automatische Übermittlung“, so Marlovits.

Auch in Kroatien ist die Digitalisierung in vollem Gange
In Kroatien sind alle öffentlichen Auftraggeber bereits seit 1. Dezember 2018 dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Seit 1. Juli 2019 ist es auch für ihre Lieferanten mit der Freiwilligkeit vorbei. Abgewickelt werden die E-Rechnungen zentral über einen PEPPOL-­Access-Point der kroatischen Finanzagentur FINA. Das kroatische Tochterunternehmen von EDITEL leistet ­Unternehmen vor Ort Unterstützung.

Maßnahmen gegen Steuerbetrug in Ungarn
In Ungarn gibt es die Besonderheit, dass seit 1. Juli 2018 generell sämtliche Rechnungen ab einem Umsatzsteuerbetrag von 100.000 Forint (rund 300 Euro) an die Behörden gemeldet werden müssen. Unabhängig davon, ob der Empfänger eine Behörde oder ein privates Unternehmen ist. Die Meldungen dienen dem Kampf gegen den Steuerbetrug. „Auch hier gilt es wiederum, spezielle Anforderungen der Behörde zu erfüllen“, erläutert Marlovits.
Österreich gehört im Bereich E-Rechnung an Bundesdienststellen übrigens zu den Vorreitern. Egal ob Volksschulen oder Ministerien, seit 1. Jänner 2014 gilt bei den rund 1.600 Bundesdienststellen nur noch „digital“. Pro Monat wickelt EDITEL im Schnitt tausende elektronische Transaktionen an den Bund und die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) ab. Für Länder und Gemeinden gilt diese Pflicht zwar bis heute nicht, „aber das ist nur eine Frage der Zeit“, zieht Marlovits sein Resümee.
Die Digitalisierung und der damit verbundene elektronische Austausch von Geschäftsdokumenten sind nicht nur bei der Rechnungsstellung an Behörden auf dem Vormarsch, sondern auch im Business-to-Business-Bereich (B2B). Das Potenzial ist insgesamt noch lange nicht ausgeschöpft, wie eine Marktstudie von Billentis zeigt. Demnach werden 2019 voraussichtlich weltweit 550 Milliarden Rechnungen erstellt, wobei davon laut Prognose aber erst 55 Milliarden, also zehn Prozent, komplett papierlos erfolgen. „Selbst wenn pro Rechnung nur ein Blatt Papier ausgedruckt wird, ergibt sich bei einer Umstellung auf elektronischen Datenaustausch ein theoretisches Einsparungspotenzial von 495 Milliarden Blatt allein in diesem Jahr“, erläutert Marlovits. Bei einem Gewicht von fünf Gramm pro ­DIN-A4-Blatt könnte man dadurch also jährlich 2,475 ­Millionen Tonnen Papier einsparen. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern auch das Budget der betroffenen Organisationen. (RNF)

INFO-BOX
E-Rechnung an Behörden im In- und Ausland Österreich:
◆ Bereits seit 1. Jänner 2014 verpflichtend bei Rechnungen an Bundesdienststellen. Dabei müssen Rechnungen zumindest elektronisch weiterverarbeitet werden können.
◆ Rechnungen per Fax gelten als nicht eingebracht.
◆ E-Rechnungen an Länder und Gemeinden sind (noch) nicht verpflichtend.
◆ EDITEL unterstützt Unternehmen bei der Prüfung, Konvertierung und Übermittlung der E-Rechnungen.
Deutschland:
◆ Verpflichtung für Auftragnehmer ab 27. November 2020, früherer Start freiwillig möglich
◆ Gilt für öffentliche Aufträge ab 1.000 € netto
◆ Rechnungsdaten müssen ins Format XRechnung konvertiert werden.
◆ Übermittlung an die Behörden über EDITEL
Ungarn:
◆ Rechnungen ab einem Umsatzsteuerbetrag von 100.000 Forint müssen seit 1. Juli 2018 generell an die Behörden gemeldet werden.
◆ Betroffen sind nicht nur Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, sondern auch an andere Unternehmen.
◆ Die Meldungen dienen als Maßnahme gegen Steuerbetrug.
Kroatien:
◆ Verpflichtung für E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber seit 1. Juli 2019
◆ Übermittlung an die Behörden über EDITEL

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