Auf einer personalisierten Startseite finden die Mitarbeiter:innen von COUNT IT für sie wertvolle Informationen passend aufbereitet. © Screenshot/HATAHET

Mit HATAHET als Umsetzungspartner konnte sich die COUNT IT einige Zeit und Mühe ersparen.

Gerade in Zeiten der Pandemie erlebt die Digitalisierung in Unternehmen einen nie da gewesenen Aufschwung. Um die Ausbreitung des Coronavirus auf Mitarbeitende zu stoppen und auch im Homeoffice eine optimale Zusammenarbeit zu gewährleisten, sind digitale Arbeitsplatzlösungen ein Must-have. 

Es ist nicht mehr die Frage, ob digitales Arbeiten im Homeoffice umgesetzt wird, sondern das „Wie“ ist entscheidend. „Ein Kollege von mir hat sich einen Vortrag der HATAHET productivity solutions GmbH angehört und war schlicht von der Fachkompetenz des IT-Dienstleisters begeistert“, erzählt Mag. Daniel Braden, CCO/CMO der COUNT IT. Das Projekt wurde im Anschluss als agiles Projekt angelegt, da aufgrund der Corona-Pandemie bis zu 95 Prozent der Kommunikation über Microsoft Teams erfolgen mussten. Die entsprechende Plattform hierzu hat HATAHET gleich mitgeliefert. „Bei der Count IT haben wir bereits seit Längerem begonnen, mit Microsoft 365, Microsoft Teams und OneDrive zu arbeiten, doch die Implementierung blieb leider stückhaft. Wir haben uns insbesondere ein modernes Intranet und digitale Arbeitsplätze, die alle im Unternehmen wichtigen Informationen und Tools bündeln, gewünscht.“ Mit HATAHET als Umsetzungspartner konnte sich die COUNT IT einige Zeit und Mühe ersparen. „Hätten wir unsere eigenen Entwicklungsressourcen eingesetzt, so wäre das Projekt wahrscheinlich noch nicht abgeschlossen, da im Alltag meist andere Projekte Vorrang haben.“

Mehrwert für die Angestellten
Für die Mitarbeiter:innen der COUNT IT wurden u.a. eine personalisierte Startseite für das Intranet und eine Seite mit dem Namen „Mein Bereich“ geschaffen. Auf diesen Seiten finden Mitarbeiter:innen seither z.B. ihre eigene Personalakte, eine Übersicht über die verbrauchten Urlaubstage sowie das Stundenkonto. Die Informationen werden dabei über eine generische Schnittstelle zur d3.develop-Datenbank abgerufen. Diese Datenbank wird bei der COUNT IT als Dokumentenmanagementsystem genutzt. Sie enthält neben den Personalakten u.a. auch Kundenverträge.

Mit dem neuen System können Mitarbeiter:innen nun einfach von ihrem Computer aus in der Datenbank suchen und Informationen abrufen. Die Rechte hierzu kann die COUNT IT selbst flexibel vergeben. So können etwa Abteilungsleiter:innen auch Akten ihrer Mitarbeiter:innen einsehen, die Mitarbeiter:innen selbst können jedoch nur ihre eigenen einsehen. 

„HATAHET hat uns über SharePoint Online eine Art Grundstruktur errichtet, und wir befüllen diese Strukturen mit Inhalten“, erklärt Mag. Braden. „Besonders gut kommt die grafische Aufarbeitung der Daten an. Wir zeigen mit Diagrammen, wie sich die Arbeitszeit über die Zeit entwickelt hat – das unterstützt mein Team dabei, die Work-Life-Balance zu halten.”

Killerapplikation: Aktuelle Speisekarten sind besonders beliebt
Auf der neuen Oberfläche findet sich eine Aggregierung aller aktuellen Aufgaben, wobei die unterschiedlichsten Quellen zusammengeführt wurden. So kommen nun Daten aus Microsoft Outlook, Microsoft CRM oder Microsoft Planner genauso wie auch Daten aus dem internen Ticketingsystem Azure DevOps zusammen. Daneben gibt es als Neuerung auch einen Newsfeed, der technisch auf Microsoft Community (Microsoft Yammer) basiert. „Über den Newsfeed kommunizieren wir Unternehmensnachrichten, stellen unsere neuen Mitarbeiter:innen vor und präsentieren auch gerne die besonders herausragenden Leistungen unserer Lehrlinge.“ 

Aber was ist die Killerapplikation für die Mitarbeiter:innen der Count IT? Da braucht Mag. Braden nicht lange nachzudenken: „Das sind in der Tat die Speisekarten von Restaurants in der Gegend. Wir haben ein praktisches Web-Interface geschaffen, das diese Angebote aggregiert. Es ist, so glaube ich, einer der Hauptgründe, warum das System so gut genutzt wird.“

„HATAHET hat uns über SharePoint Online eine Art Grundstruktur errichtet, und wir befüllen diese Strukturen mit Inhalten.“ 
Mag. Daniel Braden, CCO/CMO COUNT IT

Effektiv: Teamwork ohne persönliche Präsenz
„Die Zusammenarbeit mit der COUNT IT war hochprofessionell. Herr Mag. Braden und das gesamte Team der COUNT IT haben sofort verstanden, wie wir gemeinsam in einem agilen Umfeld unsere Ziele verwirklichen können,“ erzählt der verantwortliche Projektleiter Alexander Grill, Bakk. phil., vonseiten HATAHET. „Vor allem auf technischer Ebene gab es ein sehr gutes gegenseitiges Verständnis“, freut sich Mag. Braden über den erfolgreichen Abschluss des Projekts.

„Unsere Mitarbeiter:innen arbeiten auch dank des umgesetzten HATAHET-Projekts immer öfter von zu Hause aus. Die Nutzung von Videokonferenzen hat bei uns einen immensen Push bekommen“, sagt Mag. Braden. In Corona-Zeiten muss dann auch mal ein Feierabendumtrunk digital sein. „Statt sich im Unternehmen in den Freizeitraum zusammenzusetzen, versammeln wir uns vor unseren Computern und können unseren Feierabend zumindest so gemeinsam gestalten.“

Neue Arbeitskultur durch Schulung 
Für die Akzeptanz des neuen Systems hat Mag. Daniel Braden bereits im Vorfeld viel geleistet. Neben einer Gruppe aus Abteilungen, die die Mitarbeiter:innen bereits auf das neue System vorbereitet hatten, hat auch Mag. Braden selbst Schulungen für seine Teams gegeben. „Es geht hier um nicht mehr und nicht weniger als eine neue Arbeitskultur. Mit nur insgesamt sechs Stunden konnten wir das notwendige Knowhow weitergeben, und das Echo darauf war sehr positiv. Lediglich unsere IT hat meine Ausführungen gelegentlich als zu lange empfunden“, schmunzelt Mag. Braden.

Plattform soll weiter wachsen
Das Wagnis „agiles Projekt“ ist bereits aufgegangen. „Das Projekt mit HATAHET hat uns einen sanften Druck gegeben, unsere Aufgaben zeitgerecht zu erledigen und den Projektrahmen nicht zu sprengen“, erinnert sich Mag. Braden. „Wenn agile Projekte funktionieren sollen, dann müssen auch beide Partner mitspielen.“ Möglicherweise gibt es sogar bald eine Neuauflage der Zusammenarbeit. Die Plattform soll noch stärker wachsen und in naher Zukunft auch Kund:innen der COUNT IT mit einbeziehen. Mag. Braden: „Das ist basierend auf unseren guten Erfahrungen mit HATAHET nur konsequent.“ (PR)

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Über HATAHET
Die HATAHET productivity solutions GmbH gilt als Microsoft-365-, SharePoint- und Microsoft-Teams-Spezialist in Österreich und hat sich als Experte für den „digitalen Arbeitsplatz der Zukunft“ positioniert. Dass das Unternehmen die nötige Expertise und das erforderliche Know-how mitbringt, zeigen auch die Microsoft-Gold- und -Silver-Partner-Zertifizierungen. Durch den Einsatz „digitaler Arbeitsplatztechnologien“ sollen Menschen langfristig entlastet werden.
www.hatahet.eu