Durch den Einsatz von Microsoft 365 konnten alle Mitarbeiter:innen mit auf die digitale Reise genommen werden. © ÖBB/Robert Deopito
Die ÖBB bringen seit mehr als 180 Jahren Reisende sicher an ihr Ziel. Im Wandel der Zeit hat sich das Bahnunternehmen stets auch mit den neuesten Technologien mit- und weiterentwickelt.
Egal ob die Schaffnerin im Wagon, der Elektriker am Bahnsteig oder die Servicemitarbeiterin am Schalter – es sind die Mitarbeiter:innen der ÖBB, die das Reisen für so viele ermöglichen. Oft sind genau diese Tätigkeiten an vorderster Front jene, die bei der Digitalisierung von Arbeitsplätzen übersehen oder nicht mitgenommen werden. Die Österreichischen Bundesbahnen (ÖBB) mit all ihren Konzernteilen haben es sich zum Ziel gesetzt, alle Mitarbeiter:innen – egal ob im Büro oder an der Frontline – von den Vorzügen der digitalen Arbeitswelt profitieren zu lassen.
Aus diesem Grund haben sich die ÖBB entschieden, auf Microsofts Cloud-Dienste zu setzen. Durch den Einsatz von Microsoft 365 konnten alle Mitarbeiter:innen mit auf die digitale Reise genommen werden und können nun dank der Tools ihren modernen Arbeitsalltag adäquat gestalten.
Von der reinen Infrastruktur hin zur neuen Unternehmenskultur
Bereits 2015 wurden die ersten gemeinsamen Schritte gesetzt, um den umfassenden Veränderungsprozess Richtung Digitalisierung in die Wege zu leiten. In dieser Anfangsphase ging es hauptsächlich darum, die notwendige IT-technische Infrastruktur auf den neuesten Stand zu bringen. Als logische Konsequenz entwickelte sich auch die Unternehmenskultur weiter, der Mensch rückte immer mehr in den Mittelpunkt. Technologie wurde als wichtiger Möglichmacher von notwendigen kulturellen und organisatorischen Veränderungen erkannt.
Nicht jede:r Mitarbeiter:in konnte gleichwertig von den vorhandenen Digitalisierungslösungen profitieren, Kommunikationswege gestalteten sich langwierig. Um den aktuellen Dienstplan einzusehen, war oft die physische Anwesenheit notwendig und es fehlte eine Möglichkeit, Kolleg:innen für Abstimmungen unkompliziert zu erreichen. Kurzum, eine einheitliche Lösung für die gesamten ÖBB – über Teilkonzerngrenzen hinweg – musste her.
Die ÖBB entschieden sich, die Digitalisierungsreise gemeinsam als Gesamtkonzern anzugehen. Statt mit unterschiedlichen Datenablagen und Anbietern zu arbeiten, sollte eine gemeinsame Plattform eingesetzt werden.
„Digital Reach“: Umfassende und bessere Kommunikation
„Microsoft 365 ist für uns im Konzern ein wesentlicher Baustein zur Umsetzung unserer Digitalisierungsvorhaben. Es ermöglicht uns ‚Digital Reach‘, das heißt, die umfassende und bessere Kommunikation mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie die effiziente Unterstützung der Arbeitsprozesse“, sagt Marcus Frantz, Geschäftsführer der ÖBB-Business Competence Center GmbH, über die Bedeutung der Digitalisierung für die Mitarbeiter:innen.
„Ganz wesentlich war aber der Vorteil der enormen Skalierbarkeit, da wir in Zeiten von Corona in die Lage versetzt wurden, in kürzester Zeit allen davon betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein flexibles Arbeiten von zu Hause aus, zu ermöglichen.“
Erfolgreich alle Konzernbereiche für das Projekt einbezogen
Die Gleichstellung aller Mitarbeiter:innen, indem alle auf die gleichen Plattformen Zugriff bekamen, war auf den ersten Blick eine Herausforderung. Eine, die aber vor allem durch nahtlose Zusammenarbeit überwunden wurde. Sowohl die Konzernführung als auch die einzelnen Teilkonzerne und Stabsstellen waren an Bord.
Es wurde ein Governance Board geschaffen, welches bevorstehende Veränderungen und anstehende Entscheidungen behandelte und die Fortentwicklung des Projektes im Auge behielt. Das Team befasste sich auch damit, wie neue Funktionen von Mitarbeiter:innen aufgenommen und eingesetzt wurden und welche Fragen und Unsicherheiten damit einhergingen.
„Alle Änderungen in einem Unternehmen, insbesondere die digitale Transformation, erfordern eine klare Kommunikation und Planung. Viele ÖBB-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bekamen erstmals in ihrer beruflichen Laufbahn eine sogenannte ‚digitale Identität‘ und benötigten Aufklärung bezüglich des Mehrwertes“, so Petra Thamerl, Expertin M365, Modern Workplace & Governance bei den ÖBB, über die strategische Umsetzung der neuen digitalen Arbeitsweise.
„Uns war es wichtig, gemeinsam an einem Strang zu ziehen und alle gleichermaßen mitzunehmen. Schließlich zeigt sich die erfolgreiche Umsetzung erst, wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von den neuen Tools profitieren und niemand zurückgelassen wird.“
Mit digitalen Identitäten für alle zu einem besseren Arbeitsalltag
Seit Ende 2021 haben tatsächlich alle 41.600 Mitarbeiter:innen der ÖBB eine digitale Identität, davor war es nur die Hälfte. Was heißt das nun?
Erstmals haben alle Mitarbeiter:innen, von der Ebene der Unternehmensführung bis hin zu Frontline-Mitarbeiter:innen – sprich auch Lokführer:innen und Elektriker:innen – eine persönliche Mailadresse erhalten. Einige Mitarbeitende wurden zudem mit einem Endgerät wie Handy oder Laptop ausgestattet.
Mit der eigenen Mailadresse und Passwort können sie sich digital ausweisen und ihren Arbeitsalltag mit den Funktionen von Microsoft 365 besser meistern. ÖBB-Mitarbeiter:innen können nun beispielsweise ihre Stundenpläne direkt per Mail erhalten, leichter mit Kolleg:innen über Teams in Kontakt treten oder über das ihnen zur Verfügung gestellte Endgerät von überall aus auf gemeinsame Dokumente zugreifen.
Die gemeinsame Terminfindung für ein Meeting mit Teilnehmer:innen aus unterschiedlichen Unternehmen im Konzern wurde wesentlich erleichtert und kann jetzt innerhalb weniger Minuten zustande kommen. Auch die für eine Zusammenarbeit notwendige gemeinsame Ablage hat in der Vergangenheit viel Zeit in Anspruch genommen, da sie extern beauftragt werden musste. Nun steht diese in kürzester Zeit zur Verfügung, Tools wie Microsoft Teams, SharePoint Online und OneNote konnten hier Abhilfe schaffen.
Aber nicht nur die klassische Büroarbeit wurde durch die digitale Transformation erleichtert. Auch Frontline-Mitarbeiter:innen, wie zum Beispiel Elektriker:innen, profitieren davon. So haben sie dank eines Firmenhandys Zugang zur Kollaborationsplattform. Unterlagen können vor Ort online abgerufen werden, beispielsweise, um zu erfahren, wie letztes Mal das Gebrechen behoben werden konnte und welche:r Kolleg:in dafür die richtige Ansprechperson ist. Natürlich unter Einhaltung aller Sicherheitsmaßnahmen, denn nicht jeder Arbeitsplatz erlaubt die Nutzung von Smartphones und Internet.
„Mit ‚Digital Reach‘ haben wir einen Meilenstein in Richtung Digitalisierung erreicht: Damit können ÖBB-Mitarbeitende ihre persönliche E-Mail-Adresse, das Intranet Mobil, das HR-Portal und alle Microsoft-365-Services auf ihrem Smartphone privat und beruflich nutzen sowie unter Einhaltung der jeweiligen Betriebsregeln auf ÖBB-relevante Informationen und Services zugreifen und digital vernetzt kollaborieren“, erklärt Gabriel Amann, Bereichsleiter IKT bei ÖBB-Business Competence Center GmbH.
Mit Schulungen alle ins digitale Boot holen
Damit auch alle Mitarbeiter:innen mit den neuen Tools und Lösungen umgehen können, wurden intern verantwortliche Kolleg:innen als Ansprechpersonen ernannt. Hierfür wurden so genannte Change-Manager:innen und Key-User:innen in jedem Teilkonzern etabliert, die durch gezielte Kommunikation und Schulungen den Grundstein für die nachhaltig erfolgreiche Nutzung legten.
Diese Personen stehen für Fragen zur Nutzung der Tools zu Verfügung, begleiten die Einführung der neuen Arbeitsweise und die damit verbundene veränderte Unternehmenskultur. Daraus ist eine eigene Key-User:innen-Community innerhalb des Konzerns entstanden, die als eigener Treiber für die digitale Transformation unter den Mitarbeiter:innen fungiert.
Durch die Schulungen konnte ein rascher Umstieg aus der analogen Arbeitsweise in die digitale ermöglicht werden. Im Mittelpunkt der Weiterbildung stand die Anwendung des Modern Workplace mit seinen digitalen Tools und damit auch die Vermittlung der Vorteile, die dadurch für alle Beteiligten entstehen. Der sogenannte moderne Arbeitsplatz bietet ortsungebundenen Zugriff auf Daten und Unterlagen, ermöglicht aber auch nahtlose Zusammenarbeit – auch wenn der Konzern aus unterschiedlichen Teilgesellschaften besteht.
Das Modell gibt den Mitarbeiter:innen Flexibilität und hilft bei der Überwindung etwaiger Hürden im Arbeitsalltag. So müssen Mitarbeitende nicht zwingend ins Büro, um ihre Aufgaben zu erfüllen oder um notwendige Informationen einzuholen. Diese sind dort umsetzbar und abrufbar, wo man sich gerade befindet. Sei es im Homeoffice oder unterwegs.
Zusätzlich werden laufend Trainings und Webinare für all jene angeboten, die weitere Funktionen des Microsoft 365 Toolkits kennenlernen möchte. Erstmalig in der Konzerngeschichte versendet auch die IT einen Newsletter, ein weiterer schöner Beweis der Vernetzung über die Teilgesellschaftsgrenzen hinweg.
Weichen stellen für die hybride Arbeitswelt der Zukunft
Auch neue Mitarbeiter:innen konnten durch die modernisierten Prozesse trotz erschwerter Rahmenbedingungen wie der Pandemie ein richtiges Onboarding erfahren. Denn ein Erfolgsfaktor für die Umsetzung des Modern Workplace ist es, die Mitarbeiter:innen von Anfang an richtig einzuschulen und ihnen das notwendige Wissen mitzugeben, sich in einem neuen Arbeitsumfeld zurechtzufinden.
Als moderner Arbeitgeber war man bei den ÖBB davon überzeugt, dass die Arbeitswelt der Zukunft eine hybride ist. Mit den Tools von Microsoft 365 wurde eine Plattform eingeführt, die nicht nur orts- und zeitunabhängiges Arbeiten ermöglicht, sondern auch barrierefreier und damit zugänglicher für alle ist. Die flächendeckende Digitalisierung des Konzerns hat damit den Arbeitsalltag der Mitarbeiter:innen stark erleichtert sowie Kommunikationswege verkürzt.
„Die neuen Tools fördern eine Wandlung zu einer offeneren Unternehmenskultur. Nicht jeder kocht mehr allein sein Süppchen. Der Wissensaustausch zwischen Konzernteilen wurde erheblich verbessert und damit wurden auch Entscheidungswege verkürzt“, freut sich Petra Thamerl über die Vorzüge der IT-Implementierung des Modern Workplace bei der ÖBB.
Mit der Digitalisierung der Organisation sind naturgemäß einige große und viele kleine Veränderungen verbunden: Prozesse gestalten sich neu, Kommunikation verändert sich, Berufsbilder entwickeln sich weiter.
Auch in Zukunft möchten die ÖBB ihre Mitarbeiter:innen im Wandel begleiten, mit stetigen Evaluationen und Begleitmaßnahmen. In nächster Zeit wird ein großer Teil der Belegschaft die Pension antreten, während eine neue Generation in die ÖBB eintritt. Die Digitalisierung und ihre Tools können den Wissenstransfer von einer Generation auf die nächste auf vielen Ebenen erfolgreich begleiten. Damit wird verhindert, dass jahrelange Erfahrung und damit verbundenes Wissen verloren gehen. (BO)