Zurück ans Mikrofon: Die Planung von Business-Events steht ab sofort auf weniger wackeligen Beinen. © Adobe Stock/Romolo Tavani
Seit einem Jahr hagelt es Absagen vom Eventhimmel. Wie sich die Veranstaltungsbranche neu erfinden musste und wie ein Schutzschirm helfen will, Veranstalter nicht mehr im Regen stehen zu lassen.
Es gibt Tage, die vergisst man nie. Der 13. März des Vorjahres ist wohl so ein Tag. Die Ironie des Schicksals wollte es, dass eben jener 13., an dem der erste Covid-19-Lockdown verkündet wurde und der einen Tsunami an Veranstaltungsabsagen auslöste, ein Freitag war. Seither verläuft der Wellengang stürmisch und löste wohl bei dem einen oder anderen bereits Reiseübelkeit aus. Stark gebeutelt hat es vor allem die Eventbranche, die sich im Laufe des letzten Jahres völlig neu erfinden musste. Herbe Verluste, geplatzte Träume und ständige Unsicherheit waren stets mit an Bord: so mussten etwa zwischen März und Ende Mai 2020 in Österreich so gut wie alle Live-Events abgesagt werden, während im Vergleichsraum 2019 rund 7.200 Veranstaltungen über die Bühne gingen – immerhin 30 Prozent des Jahresgeschäfts von 2019. Aber wie sagte Franklin D. Roosevelt so schön: „A smooth sea never made a skilled sailor.“ Und so wuchsen etliche Veranstalter über sich hinaus und stampften in Windeseile neue Formate und Konzepte aus dem Boden, um weiterhin Events, Tagungen, Kongresse oder Messen stattfinden zu lassen. Nur eben anders als gewohnt – das zeigen uns folgende Best-Practice-Beispiele.
Summit Industrie 4.0 und Forum Alpbach holen sich Unterstützung von Full Service Agentur
Spätestens seit Sommer 2020 war spürbar, dass immer weniger Events tatsächlich abgesagt wurden, sondern viele Zusammentreffen virtuell bzw. hybrid stattfanden. So etwa das Europäische Forum Alpbach, das unter normalen Umständen jeden Sommer in Tirol veranstaltet wird. Das Resümee zum Abschluss des 12-tägigen Events war durchwegs positiv: „Das Experiment ist gelungen“, befindet EFA-Präsident Franz Fischler. Das Forum, das in seinem 75. Jahr unter strengen Corona-Präventionsmaßnahmen vom 23. August bis zum 3. September 2020 in Alpbach und ansonsten großteils digital stattfand, freute sich über mehr als 5.000 Teilnehmer aus 134 Ländern, die meisten davon online. Damit haben sich im „Corona-Jahr“ etwa gleich viele Personen beteiligt wie im Jahr zuvor. Mehr als 300 Sessions mit über 600 Sprechern wurden aus 23 Ländern der Welt in die Onlinekonferenz gestreamt. Thematisch stand dabei neben Maßnahmen zur Beseitigung der Auswirkungen der Corona-Krise vor allem die Stärkung der internationalen Zusammenarbeit im Mittelpunkt. Begleitet wurde das innovative Hybridevent von der Full-Service-Agentur brandmood mit Studiokameras, Live-Regie, neuesten Medienservern und hochwertiger Zuspieltechnik.
Ende 2020 konnte brandmood auch ein Event rund um Digitalisierung und Technologie unterstützen: Die Jahresveranstaltung der Plattform „Industrie 4.0 Österreich“ fand virtuell unter dem Motto digital:regional statt. Mit Teilnehmern und Gästen, die teils live im Studio in der TU Graz, teils live zugeschaltet aus aller Welt ihr Know-how teilten. Auf dem Programm standen Best-Practice-Beispiele, u. a. von Joanneum Research Robotics, HAGE3D und EIT Manufacturing, Digitalisierungsstrategien und konkrete Cases des Partnerlands Australien, spannende Keynotes zu den Themen KI & Ethik und IoT-Security sowie interaktive Parallelsessions mit digitalen Themenschwerpunkten und Diskussionen. Die gesamte technische Umsetzung, Streaming, Studiotechnik etc. kam von der Tiroler Agentur.
Reed Exhibitions stellt neues digitales Konzept mit Messebauer auf die Beine
Auch Reed Exhibitions hat im letzten Jahr stark an digitalen Alternativen gearbeitet und einige Messen in den virtuellen Raum verlegt. Zahlreiche Aussteller und Besucher haben die Chance ergriffen, sich über die Online-Messekanäle auszutauschen und zu vernetzen. Um digitale Erlebnisse weiter zu optimieren, wurde in Kooperation mit dem Technologiepartner STEINERLIVE.COM in der Reed Messe Wien ein hochmodernes Broadcast-Studio entwickelt. Dieses ermöglicht Onlineaufzeichnungen und Live-Übertragungen virtueller Events. Der Besuch von Kongressen oder Veranstaltungen erfolgt so ganz einfach im digitalen Raum. „Es hat sich ausgezahlt, dass wir bereits digitale Kompetenzen aufgebaut hatten. Der rege Zustrom zu österreichischen Messen wie der ‚Interpädagogica digital‘ und dem ersten digitalen ‚Gastro Circle‘ wie auch zur digitalen ‚FIBO‘ hat gezeigt, wie positiv diese Version in Zeiten physischer Restriktionen angenommen wird. Künftig werden wir auf hybride Konzepte setzen“, erläutert CEO Benedikt Binder-Krieglstein. Zudem hat der unternehmenseigene Messebauer STANDout Kreativität sowie Flexibilität bewiesen. So wurden digitale Erweiterungen bestehender Messeräume entwickelt, die im virtuellen Raum 365 Tage im Jahr verfügbar sind. Auch das Messegelände wird gesamtheitlich virtuell dargestellt, wodurch sämtliche Hallen und Räumlichkeiten via Computer oder Mobile Device begangen werden können. Darüber hinaus ist STANDout in neuen Kompetenzbereichen erfolgreich, dazu zählen etwa die Safeguard-Range mit neu entwickelten Schutzmodulen wie der „Corona Protection Shield“-Serie und eigenen Desinfektionsspende-Modulen. Hiermit wurden systemrelevante Einrichtungen in Salzburg und Wien ausgestattet, etwa der Verfassungsgerichtshof oder der Salzburger Landtag.
Radiologenkongress als Mega-Online-Event mit 15.000 internationalen Teilnehmern
Von 3. bis 7. März 2021 ging auch der Wiener Radiologenkongress ECR mit rund 15.000 Teilnehmern komplett virtuell und mit zahlreichen Innovationen über die Bühne. „Gesendet“ wurde über die ESR-eigene Streamingplattform „ESR Connect“ auf fünf Kanälen live aus einem Studio im Palais Hansen Kempinski auf Wiens Ringstraße. Hunderte Sessions mit knapp 2.000 Einzelvorträgen und mehr als 1.400 elektronischen Posterpräsentationen von 2.421 Referenten standen am Programm. Obwohl der Kongress ausschließlich virtuell stattfand, wurde für Vortragende und Mitarbeiter vor Ort ein ausgeklügeltes Covid-19-Präventionskonzept entwickelt, um die Sicherheit aller zu gewährleisten. Während die Kanäle 2 bis 5 für den wissenschaftlichen Austausch dienten, fungierte Kanal Nummer 1 als zentrale Informations- und Unterhaltungsdrehscheibe und wartete mit einem Novum auf: Ausgewählte Gäste und Referenten aus aller Welt wandten sich im Rahmen der „Pop-up World Tour“ an die Teilnehmer des ECR. Mit diesem Format wurde Wien zur globalen, virtuellen Schnittstelle im Zeichen der Strahlenheilkunde mit einem Mehrwert, der weit über die medizinische Disziplin hinausgeht. Ebenfalls auf der Agenda: körperliches und geistiges Wohlbefinden im Rahmen des neu entwickelten In-Focus-Programms. Interdisziplinäre Vorträge behandelten Themen wie Resilienz, Achtsamkeit und Stress und beinhalteten interaktive Kurse in Yoga, Qigong und Aikido.
Wenn es Corona zulässt, soll von 1. bis 3. Juli 2021 eine hybride ECR Summer Edition in Wien stattfinden. 2022 schließlich will der ECR wieder als physisches Event ins Austria Center Vienna zurückkehren. „Die Corona-Krise sorgt im Meetingsektor für einen Innovations- und Digitalisierungsschub, doch werden virtuelle Konferenzen physische Meetings nicht ablösen, sondern ergänzen“, so Christian Woronka, Leiter des Vienna Convention Bureau. Dieser Auffassung ist auch Binder-Krieglstein: „Wir wollen in jeder Hinsicht erfolgreiche Marktplätze anbieten und setzen gleichzeitig alle Hebel in Bewegung, um 2021 auch physische Messeerlebnisse zu ermöglichen. Weil der persönliche Austausch mehr Stellenwert denn je hat, setzen wir weiterhin auf engen Kundenkontakt über die unterschiedlichsten Kanäle.“
Mut zum Planen: Schutzschirm für Veranstaltungen
So großartig diese Best-Practice-Beispiele klingen mögen: Hybride und virtuelle Events eigenen sich nicht für jedes Format. Und die Unsicherheit der Absage hängt nach wie vor wie ein Damoklesschwert über jeder Planung. Die gute Nachricht ist aber: Um Anreiz und Sicherheit für die künftige Planung von Veranstaltungen zu geben, hat die Bundesregierung einen Schutzschirm für Veranstaltungen in der Höhe von 300 Mio. Euro erarbeitet. Seit Ende Jänner 2021 können bei der Österreichischen Hotel- und Tourismusbank Anträge gestellt werden. Mit dieser Förderung werden finanzielle Nachteile aufgrund Covid-19-bedingter Veranstaltungseinschränkungen oder -absagen bis zu maximal 90 Prozent ausgeglichen. So sollen Anreize zur Organisation von Veranstaltungen gesetzt und die negativen Auswirkungen von Corona auf die Veranstaltungswirtschaft abgefedert werden – unabhängig von Sitz und Art des Unternehmens. „Bei Großveranstaltungen ist eine monatelange Planungsvorlaufzeit notwendig, dabei können kurzfristig notwendig gewordene Änderungen der Rahmenbedingungen schnell den wirtschaftlichen K. o. bedeuten“, so Susanne Baumann-Söllner, Direktorin des Austria Center Vienna. „Wir begrüßen daher den angekündigten Schutzschirm, weil er den Veranstaltern Ausgaben ersetzt, welche nicht mehr stornierbar sind. Dieses Modell könnte für den angeschlagenen Kongressstandort Wien einen wichtigen Impuls bedeuten und auch international schnell Nachahmer finden.“ Michaela Schedlbauer-Zippusch, Geschäftsführerin des Austria Convention Bureau, sieht noch andere wichtige Punkte, um der Branche unter die Arme zu greifen: „Es braucht Unterstützungen für und das Ermöglichen von Einlasstestungen bei Veranstaltungen. Die heimische Tagungsbranche hat bereits im Sommer und Herbst bei einigen Beispielen gezeigt, wie verantwortungsbewusst und professionell sichere Veranstaltungen mit den entsprechenden Präventionskonzepten und dem Einsatz von Schnelltests umgesetzt werden können. Unabhängig davon ist es essenziell, Finanzhilfen wie Kurzarbeit, Fixkostenzuschuss und Umsatzersatz für die Branche aufrechtzuerhalten, bis das Geschäft wieder ordentlich anläuft.“ Die Daumen sind gedrückt! (VM)
INFO-BOX
Der Schutzschirm für Veranstalter im Detail:
• Wer kann ihn beantragen?
Veranstalter, die das wirtschaftliche Risiko der Veranstaltung tragen, unabhängig von Rechtsform, Sitz und Größe.
• Was gilt als Veranstaltung?
Als Veranstaltungen gelten z. B. Kongresse, Messen, Gelegenheitsmärkte, kulturelle Veranstaltungen, Sportveranstaltungen und Business-to-Business- sowie Business-to-Consumer-Veranstaltungen.
• Wie ist der zeitliche Rahmen?
Anträge können ab sofort bis 15. Juni 2021 eingereicht werden. Umfasst sind geplante Veranstaltungen, die zwischen 1. März 2021 und 31. Dezember 2022 in Österreich stattfinden und mindestens 15.000 Euro Einnahmen lukrieren oder bei denen Kosten in Höhe von mindestens 15.000 Euro entstehen.
• Welche Kosten sind förderbar?
Förderbar sind nicht mehr stornierbare Aufwendungen für Leistungen Dritter in der Wertschöpfungskette (z. B. Lieferanten, Technik, Catering, Künstler, Bar, Service, Florist, Veranstaltungsort, Rückabwicklungskosten, Werbekostenzuschüsse) sowie eigene Personalkosten für die Planung und Durchführung der Veranstaltung. Es können nur Kosten berücksichtigt werden, die nach der Antragstellung angefallen sind.
• Wie viel wird gefördert?
Der Zuschuss erfolgt in Höhe von maximal 90 Prozent der förderbaren Kosten im Falle einer Covid-19-bedingten Absage oder einer wesentlichen Einschränkung der Veranstaltung. Die Zuschusshöhe beträgt maximal 200.000 Euro (de minimis) zuzüglich maximal 800.000 Euro (befristeter Rahmen).