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WIEN
Die größten Fehler auf der Suche nach dem optimalen Geschäftsprozess – und wie Sie sie vermeiden.
6 Tipps für erfolgreiches Process Mining
MAI 2021 | WIEN • NEW BUSINESS 99
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Process Mining hat riesiges Potenzial:
Denn es macht sichtbar, was tatsächlich in
einem Betrieb abläuft. Damit Sie aus der
IT-gestützten Bestandsaufnahme wirksame
Verbesserungsschritte ableiten, müssen Sie
einiges beachten. Der Softwarehersteller
proALPHA verrät, worauf es bei der Software
basierten Prozessoptimierung ankommt.
Machen Sie Daten verfügbar und
vergleichbar!
Wer mit dem Process Mining beginnt, muss
zunächst sicherstellen, dass Log-Dateien
zugänglich sind und einwandfrei ausgegeben
werden. Hinzu kommt: Datenangaben in unterschiedlichen
Einheiten, z. B. Celsius und
Fahrenheit, machen eine direkte Verarbeitung
fehleranfällig. Vor einer Auswertung steht
meist eine Harmonisierung der Daten an.
Sorgen Sie für einen durchgehend
digitalen Prozess!
Process Mining deckt mögliche Schwachstellen
und Engpässe auf, doch dafür brauchen
Sie durchgängige Daten. Die zu analysierenden
Prozesse dürfen daher keine
manuellen Arbeitsschritte enthalten. Außerdem
sollten Sie Ihre Prozesse möglichst
ganzheitlich angehen. Denn: Beschleunigung
an einer Stelle kann andernorts zu einem
Rückstau führen – mit dem Risiko, dass der
Gesamtprozess sogar langsamer wird.
Stellen Sie die Qualität der
Auswertungen sicher!
Wer nur einen Teil der Daten betrachtet, läuft
Gefahr, falsche Rückschlüsse zu ziehen. Untersuchen
Sie etwa für Bestellprozesse im
E-Commerce nur das Verhalten jüngerer
User, sieht das Ergebnis eventuell ganz anders
aus als bei über 65-Jährigen. Um richtige
Entscheidungen zu treffen, ist die Auswahl
und die Menge der zu analysierenden
Daten daher entscheidend.
Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein!
Die Ergebnisse aus dem Process Mining
können auch die Leistung einzelner Mitarbeiter
sichtbar machen. Ist das nicht gewünscht,
können Sie Daten pseudonymisieren.
Technische Metriken allein sagen kaum
etwas über die echte Performance aus. Die
zentrale Frage des Process Mining lautet
daher nicht „Wer macht Fehler?“, sondern
„Warum macht jemand Fehler?“. Das wissen
Ihre Mitarbeiter:innen in der Regel am besten.
Vermeiden Sie Perfektionismus!
Ebenfalls sollten Sie bedenken, dass ein
Prozess niemals perfekt sein wird. Mit einer
gesunden Portion Pragmatismus erfüllen
Sie bereits die wesentlichen Voraussetzungen
für einen reibungslosen Ablauf. Wer
versucht, auch die kleinste Ausnahme abzubilden,
verschwendet viel Geld und Zeit
ohne wesentlichen Mehrwert.
Setzen Sie auf Kontinuität!
Unternehmensumfeld und Kundenanforderungen
sind heute dynamischer denn je. Es
lohnt sich, einen Ablauf in regelmäßigen
Abständen zu überprüfen und nachzujustieren.
Ein einmaliges Process Mining ist daher
nur der erste Schritt auf Ihrem Weg zu einer
langfristigen Effizienzsteigerung.
Process Mining hilft Ihnen, verborgenes
Prozesswissen greifbar zu machen. So lassen
sich nicht nur bekannte Abläufe überprüfen
und verbessern. Richtig aufgesetzt, bringen
Sie auch unbekannte Prozesse ans Licht. Ein
wesentlicher Schritt, um Ihre Effizienz nachhaltig
zu steigern.
PROALPHA SOFTWARE AUSTRIA GMBH
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