HYBRIDE EVENTS BLEIBEN
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Auch 2021 setzt die Veranstaltungsbranche auf Webinare und hybride
Events. Eines ist für Niklas Lenz, Geschäftsführer der eyepin GmbH,
jedoch klar: Vor allem in puncto Service für die Teilnehmer und bei
der Nachbereitung gibt es noch Potenzial für Optimierungen.
Jede Krise bringt auch Positives mit sich: Durch
die Pandemie sind virtuelle Events in den Fokus
von Veranstaltern und Firmen gerückt und
haben den Trend der Digitalisierung massiv
beschleunigt.
Viele Veranstalter haben 2020 die Erfahrung
gemacht, dass das Teilnehmermanagement und
die folgende Kontaktpflege bei digitalen Events
wie zum Beispiel Webinaren eine ebenso große
Rolle spielen wie bei lokalen Veranstaltungen.
Dafür bieten die meisten Webinar-Lösungen
jedoch nur rudimentäre Funktionen an. Aber:
So gut wie alle gängigen Anbieter verfügen über
eine Schnittstelle, die es erlaubt, externe E-Mail-
Marketing- und Event-Marketing-Tools einzubinden
und die Kommunikation rund um das
Event so zu professionalisieren.
152 IT- & DIGITALISIERUNGS-GUIDE 2021
OB VOR ORT, HYBRID ODER DIGITAL:
EVENTMANAGEMENT-TOOLS ERGEBEN SINN
Ein modernes Teilnehmermanagement ermöglicht
die beliebige Kombination des Offline-
und Online-Anteils eines Events zu einem
hy briden Event und bietet einerseits ein Einlassmanagement
für Vor-Ort-Veranstaltungen und
andererseits eine Schnittstelle zu Webinar-Tools.
Virtuelle Veranstaltungen wirken von Anfang
an professioneller, wenn die Kontakte automatisch
personalisiert eingeladen werden. Hierzu
werden die Mails zum Beispiel mit einer persönlichen
Ansprache, individuellen Teilnahmelinks
und Kalendereinträgen generiert. Die Gestaltung
– sowohl von Einladungen und unmittelbaren
Anmeldebestätigungen als auch von der
Anmeldeseite in der Corporate Identity (CI) des
Unternehmens – bildet den professionellen
Rahmen. Es gibt aus Sicht des Gästemanagements
und der -kommunikation also keinen
wesentlichen Unterschied zwischen Online-,
hybriden und Vor-Ort-Events. Ausführliche
Statistiken zu Anmeldungen, Teilnahmen oder
Absagen und automatisierte E-Mail-Kampagnen
erleichtern den Eventmanagern die
Arbeit und schaffen mehr Überblick.
WAS GIBT ES IM ZUGE PROFESSIONELLER
PLANUNG NOCH ZU BEACHTEN?
E-Mails und Anmeldeseiten sollten in einem
einheitlichen Layout und Design gestaltet
werden, um einen roten Faden zu generieren.
Professionelle Systeme erlauben es hier, das
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